完善城建檔案制度　落實(shí)各方主體責任

住房城鄉建設部印發(fā)的《關(guān)于新形勢下進(jìn)一步加強城市建設檔案管理工作的通知》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《通知》），針對城建檔案接收工作的難點(diǎn)，從完善城建檔案移交工作制度和落實(shí)建設工程檔案收集、整理、移交各方責任這兩個(gè)方面，對城建檔案的管理部門(mén)和形成單位提出了工作要求，為確保城建檔案移交工作的規范性和有效性，提高城建檔案的管理水平和服務(wù)能力提供了有力支撐。

完善工作制度

完善的工作制度是做好城建檔案工作的基礎。2021年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規劃》提出了“檔案資源建設邁出新步伐”的發(fā)展目標，即檔案資源覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、形式更加多樣、結構更加優(yōu)化?！锻ㄖ肪劢剐滦蝿菹鲁墙n案管理面臨的問(wèn)題和機遇，從健全歸檔工作機制、加強接收制度建設、完善驗收工作制度三個(gè)方面，對各地城建檔案管理工作提出了明確目標。

（一）健全歸檔工作制度?！锻ㄖ诽岢龀墙n案管理部門(mén)要創(chuàng )新工作方法，優(yōu)化工作流程，實(shí)行“一項目一檔案統一管理”，并借助工程建設項目審批管理系統，通過(guò)一次性告知、線(xiàn)上線(xiàn)下一體化指導等方法，確保建設工程檔案連續性、完整性和真實(shí)性。因此，各地城建檔案管理部門(mén)應根據審批制度改革的要求，結合營(yíng)商環(huán)境優(yōu)化的工作目標，制定符合各地實(shí)際的城建檔案移交歸檔規范，建立統一的平臺，逐步實(shí)現工程建設與工程文件歸集的同步性。

（二）加強接收工作制度?！锻ㄖ诽岢鲆訌姂獨w盡歸、應收盡收的工作制度建設，要求各地城建檔案管理部門(mén)摸清當地建設工程項目底數，采取多種手段查漏補缺，保證建設工程檔案齊全。因此，各地城建檔案管理部門(mén)應抓緊建立全市域城建項目數據庫，定期更新建設項目檔案接收情況，并對未進(jìn)館的項目進(jìn)行催繳。

（三）完善驗收工作制度?！锻ㄖ芬蟪墙n案管理部門(mén)要完善建設工程檔案驗收納入聯(lián)合驗收的工作制度，規范檔案驗收流程和要求，并提出在辦理竣工驗收備案時(shí)查驗工程檔案驗收合格意見(jiàn)。要實(shí)現這一工作目標，各地城建檔案管理部門(mén)要制定具有可操作性的工程檔案驗收標準，并嚴格按照標準開(kāi)展工程檔案驗收工作，同時(shí)以竣工驗收備案為抓手，提高工程檔案驗收率。近年來(lái)，杭州市在完善建設工程檔案驗收工作制度方面進(jìn)行了積極探索。2023年，杭州市城市建設檔案館制定了《杭州市建設工程竣工檔案編制技術(shù)規范》，明確了驗收應當具備的條件、申請驗收需提供的材料、驗收時(shí)應查驗的主要內容和驗收程序，規范了杭州地區工程檔案驗收的辦事標準。

落實(shí)各方責任

落實(shí)工程檔案收集、整理、移交各方責任，不僅要壓實(shí)工程建設單位和勘察、設計、施工、監理等工程參建單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“參建單位”）的責任，也要明確城建檔案管理部門(mén)的工作責任。只有各方各盡其職，才能確保建設工程檔案的齊全、完整、準確。

（一）檔案形成單位的責任。多年來(lái)，建設單位和參建單位的檔案責任不明晰，建設工程檔案形成單位的工作邊界不清，嚴重影響了建設工程竣工檔案及時(shí)歸檔和移交。為此，《通知》明確建設工程檔案要按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負責，誰(shuí)移交、誰(shuí)負責”的原則歸檔、移交，明確了工程建設單位和參建單位應承擔的責任，并據此對各單位提出了不同的工作要求。工程建設單位作為建設項目牽頭抓總的部門(mén)，對建設工程檔案移交工作負總責，同時(shí)對參建單位負有監督、檢查的責任；參建單位作為工程建設項目的參與方，要對各自形成的工程文件資料收集、整理、立卷及其真實(shí)性和完整性負主體責任。

（二）城建檔案管理部門(mén)的責任?！锻ㄖ访鞔_了城建檔案管理部門(mén)應承擔規范移交內容和健全移交方式的工作責任。對規范移交內容，《通知》明確掃描件實(shí)行紙質(zhì)、電子雙套制移交；原生電子檔案、建筑信息模型應一并移交。杭州市城市建設檔案館從2012年起全面開(kāi)展館藏檔案數字化，2017年開(kāi)始全面推廣接收建設工程電子檔案，2020年開(kāi)展了電子檔案單套制接收的研究，并取得了階段性成果?！锻ㄖ穼σ幏兑平粌热莸囊笫?，要充分利用城建檔案信息化工作成果，助推城建檔案邁向數字化管理新賽道。對健全移交方式，《通知》提出建設工程檔案移交可實(shí)行“驗收+承諾”或在工程竣工驗收備案前一次性移交等方式進(jìn)行移交，并可對未履行義務(wù)的相關(guān)單位和個(gè)人進(jìn)行處罰和信用懲戒。2023年，杭州市城鄉建設委員會(huì )出臺了《杭州市建設工程檔案驗收告知承諾和事中事后監管實(shí)施辦法（試行）》，對在申請辦理工程檔案驗收事項時(shí)暫時(shí)無(wú)法滿(mǎn)足檔案驗收標準的建設項目，建設單位可以“驗收+承諾”的方式申請辦理檔案驗收，并在承諾期限內完成檔案移交。杭州市已有部分項目采用“驗收+承諾”的方式通過(guò)驗收并完成檔案接收。

目前住房城鄉建設事業(yè)已進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，為了充分發(fā)揮城建檔案在城市建設中的支撐和保障作用，城建檔案管理部門(mén)應當牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的工作職責，認真貫徹落實(shí)《通知》要求，不斷改進(jìn)工作方法，推進(jìn)新形勢下城建檔案管理工作再上新臺階。